Algemene voorwaarden

1. Over wie deze voorwaarden gaan

Met Volzet bedoelen we onszelf: de aanbieder van de reserveringssoftware op volzet.nl. Met u bedoelen we het restaurant of de onderneming die een Volzet-account gebruikt. Met een gast bedoelen we iemand die via Volzet bij u een tafel reserveert; een gast is geen partij bij deze voorwaarden.

Volzet is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42038187. U bereikt ons op info@volzet.nl.

Deze voorwaarden gelden zodra u een account aanmaakt. Maakt iemand een account aan namens een restaurant, dan gaan wij ervan uit dat die persoon daartoe bevoegd is. Volzet is bedoeld voor zakelijk gebruik; wij leveren niet aan consumenten.

Uw eigen inkoop- of andere voorwaarden zijn niet van toepassing, ook niet als wij die niet uitdrukkelijk van de hand wijzen.

2. Wat Volzet levert

Volzet is software die u als dienst afneemt: u hoeft niets te installeren en u krijgt geen software in eigendom. Wij leveren:

• een reserveringswidget voor uw eigen website en een gehoste boekingspagina op een adres van Volzet;
• een dashboard voor uw team, met de agenda, de tafelindeling, uw openingstijden en uw gastgegevens;
• de e-mails aan uw gasten die bij een reservering horen — bevestiging, wijziging en annulering — verstuurd namens uw restaurant, binnen de volumegrenzen uit punt 9.

Volzet neemt reserveringen aan; het uitvoeren ervan is uw zaak. Wij zijn geen partij bij de afspraak tussen u en uw gast, bemiddelen niet en rekenen geen commissie per reservering.

3. Gratis en Pro

Volzet Gratis is gratis en blijft dat. U krijgt de hele dienst: de widget, de boekingspagina, de agenda en de tafelindeling, de dagplanning, het beheer van uw team, de vormgeving in uw eigen huisstijl, de e-mails aan uw gasten en alle zeven functiemodules. Er zit geen functie achter een slot en er wordt niet om een creditcard gevraagd.

Bij het gratis plan hoort een vrije ruimte van 200 online reserveringen per 30 dagen. Dat aantal telt alleen de reserveringen die gasten zélf online plaatsen; wat u of uw team invoert — telefonisch, aan de deur of aan de balie — telt niet mee. De grens is zacht: er gebeurt niets anders dan dat wij u een bericht sturen. Zit u er structureel boven, dan is Pro waarschijnlijk de betere keuze — maar dat is uw beslissing, en tot u die neemt verandert er niets aan uw dienst.

U hoort al iets vóór die 200: rond de 160 online reserveringen in die 30 dagen sturen wij u een bericht dat u er bijna aan zit. Dat is een seintje en verder niets — er verandert niets aan uw dienst en er wordt niets in rekening gebracht. Van elk van deze twee berichten — het seintje en dat bij 200 — sturen wij er hooguit één per 30 dagen.

Een gast wordt nooit geweigerd omdat u boven die 200 zit. Uw widget en uw boekingspagina blijven precies zo werken, uw gasten merken er niets van, en wij zetten niets uit. Er bestaat bij Volzet geen toestand waarin uw reserveringen stoppen omdat u niet betaalt.

Volzet Pro kost €39 per maand, exclusief btw. Pro voegt hieraan toe, en niets anders:

• onbeperkte online reserveringen — de vrije ruimte vervalt;
• geen “Mogelijk gemaakt door Volzet” meer op uw widget en uw boekingspagina;
• een herinneringsmail aan uw gast, ongeveer een dag voor de reservering.

Support gaat op beide plannen hetzelfde: per e-mail, via info@volzet.nl. Daar zit geen verschil tussen Gratis en Pro.

4. De proefperiode

Wanneer u een account aanmaakt en uw e-mailadres bevestigt, of aanmeldt met Google, krijgt u automatisch 30 dagen Volzet Pro. Daar is geen creditcard voor nodig en u hoeft niets op te zeggen.

Op dag 31 gaat uw restaurant vanzelf verder op Volzet Gratis. Er veranderen dan precies drie dingen: de regel “Mogelijk gemaakt door Volzet” verschijnt weer, de herinneringsmail aan uw gasten stopt, en de vrije ruimte van 200 online reserveringen per 30 dagen gaat meetellen. Verder blijft alles staan en werken — uw gegevens, uw instellingen, uw reserveringen en uw modules.

5. Uw account

U bent verantwoordelijk voor wat er met uw account gebeurt. Houd inloggegevens geheim, geef elke medewerker een eigen toegang en haal iemand uit uw team zodra die niet meer bij u werkt. Vermoedt u dat iemand anders bij uw account kan, laat het ons dan direct weten.

U staat ervoor in dat de gegevens die u invult kloppen en dat u het recht heeft om de gegevens die u in Volzet zet daar te verwerken. Wij mogen ervan uitgaan dat handelingen die via uw account worden verricht, door u zijn verricht.

Bevestigt u het e-mailadres van een nieuw account niet, dan verwijderen wij dat account met alle bijbehorende gegevens na 30 dagen. Dat is bewust: een account dat nooit van iemand is geworden, hoort niet te blijven staan.

6. Betaling, opzegging en prijzen

Volzet Pro is een maandabonnement. U betaalt vooraf per maand via onze betaalprovider; de betaling gaat automatisch door tot u opzegt. Alle genoemde bedragen zijn exclusief btw. Uw kaartgegevens komen nooit bij ons binnen — die houdt de betaalprovider.

U kunt op elk moment opzeggen, zelf, vanuit het dashboard. De opzegging gaat in aan het einde van de periode die u al betaald hebt; over die periode betalen wij niet terug. Daarna gaat uw restaurant verder op Volzet Gratis — uw widget, uw boekingspagina en uw dashboard blijven werken, en u hoeft niets te doen.

Lukt een betaling niet, dan probeert onze betaalprovider het opnieuw. Blijft de betaling uit, dan valt u terug op Volzet Gratis. Wij schakelen uw reserveringen daar niet voor uit.

Wij mogen de prijs aanpassen. Een prijswijziging kondigen wij minstens 30 dagen van tevoren per e-mail aan; zij gaat pas in bij de eerstvolgende maand daarna. Bent u het er niet mee eens, dan zegt u vóór die datum op.

7. De gegevens van uw gasten

Van de persoonsgegevens van uw gasten bent u de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij de verwerker: wij verwerken die gegevens uitsluitend in uw opdracht en niet voor onszelf. De afspraken daarover staan in de bijlage hieronder, die deel uitmaakt van deze voorwaarden. Voor onze eigen website en voor de accountgegevens van u en uw medewerkers zijn wij zelf verwerkingsverantwoordelijke; wat wij daarmee doen staat in ons privacybeleid.

De reserveringsgegevens in uw account zijn en blijven van u. U kunt ze uit het dashboard halen zolang uw account bestaat.

8. Beschikbaarheid en onderhoud

Wij doen ons best om Volzet altijd beschikbaar te houden, maar wij beloven geen ononderbroken beschikbaarheid: geen enkele online dienst kan dat waarmaken. Onderhoud voeren wij zo veel mogelijk uit op momenten waarop restaurants er weinig last van hebben, en ingrijpend onderhoud kondigen wij vooraf aan. Wij mogen de dienst verbeteren en veranderen. Verdwijnt er een functie die u wezenlijk gebruikt, dan laten wij dat vooraf weten. Wat u op Volzet Gratis gebruikt, brengen wij niet alsnog onder in een betaald plan.

9. Eerlijk gebruik en misbruik

Volzet is een gedeelde dienst: alle restaurants draaien op dezelfde systemen en versturen hun gastmail via hetzelfde kanaal. Om die dienst voor iedereen betrouwbaar en afleverbaar te houden, mogen wij verkeer, verzoeken en uitgaande berichten die wij als misbruik of als een risico voor de dienst aanmerken vertragen, weigeren of niet verwerken, en mogen wij accounts, gebruikers, IP-adressen, domeinen en koppelingen blokkeren of opschorten die de dienst misbruiken of daaraan meewerken. Wij kiezen zelf welke technische maatregelen wij daarvoor inzetten en mogen die aanpassen wanneer misbruik van vorm verandert; wij zijn niet verplicht die maatregelen vooraf aan te kondigen of te beschrijven, en evenmin verplicht te melden dat wij een verzoek niet hebben uitgevoerd. Voor uitgaande berichten hanteren wij daarnaast redelijke volumegrenzen, zodat de aflevering voor alle restaurants betrouwbaar blijft; die grenzen raken nooit het aannemen van een reservering.

Onder misbruik verstaan wij in ieder geval: geautomatiseerd of in bulk aangemaakte reserveringen of accounts, reserveringen op andermans naam of adres, het versturen van ongevraagde of misleidende berichten via ons e-mailkanaal, pogingen om beveiliging, verificatie of limieten te omzeilen, het overbelasten van onze systemen, en elk gebruik dat in strijd is met de wet of dat andere restaurants merkbaar hindert. Deze opsomming is niet uitputtend.

Dit gaat over misbruik. Uw reserveringen worden nooit beperkt omdat u het druk heeft. Een gast die te goeder trouw bij u reserveert, wordt nooit tegengehouden omdat u het druk heeft of omdat u boven de vrije ruimte van het gratis plan zit — zie punt 3. Waar wij moeten kiezen bij twijfel, kiezen wij ervoor de reservering door te laten.

Wij laten het u achteraf weten wanneer wij een maatregel tegen uw account nemen en wat u eraan kunt doen, tenzij dat het misbruik in de hand zou werken of de wet zich ertegen verzet. Bij ernstig of herhaald misbruik mogen wij de overeenkomst beëindigen zoals in punt 12 beschreven.

10. Aansprakelijkheid

Gaat er iets mis door onze schuld, dan vergoeden wij uw directe schade. Onze aansprakelijkheid is daarbij beperkt tot het hoogste van deze twee bedragen: het bedrag dat u in de twaalf maanden vóór het voorval aan ons heeft betaald, of €500. Dat bedrag is een maximum en geen vast bedrag: vergoed wordt alleen schade die u werkelijk heeft geleden. Gebeurtenissen die met elkaar samenhangen gelden als één voorval, en samen vergoeden wij u per periode van twaalf maanden nooit meer dan dat maximum. Wij zijn niet aansprakelijk voor gederfde omzet, gemiste reserveringen, verlies van gegevens die u zelf ook elders bewaart, of andere gevolgschade.

Een aanspraak vervalt in ieder geval twaalf maanden nadat u de schade heeft ontdekt of had moeten ontdekken.

Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van onze kant, en evenmin voor zover de wet ze niet toestaat.

11. Wijzigingen in deze voorwaarden

Wij mogen deze voorwaarden wijzigen. Een inhoudelijke wijziging laten wij minstens 30 dagen van tevoren per e-mail weten, en wij verhogen het versienummer boven aan deze pagina. Bent u het niet eens met de wijziging, dan kunt u vóór de ingangsdatum opzeggen. Gebruikt u Volzet daarna gewoon verder, dan gelden de nieuwe voorwaarden. Een wijziging kan functies die u op Volzet Gratis al gebruikt niet alsnog achter betaling zetten.

12. Beëindiging

U kunt uw abonnement en uw account op elk moment beëindigen. Wilt u dat uw gegevens worden verwijderd, laat het ons dan weten; wij verwijderen ze, behalve wat wij wettelijk moeten bewaren, zoals onze facturen.

Wij mogen de overeenkomst beëindigen of uw toegang opschorten als u deze voorwaarden wezenlijk schendt, bij misbruik zoals in punt 9 bedoeld, of als de wet ons daartoe dwingt. Waar dat kan, geven wij u eerst de gelegenheid dit te herstellen, en waar dat kan de gelegenheid om uw gegevens mee te nemen.

13. Toepasselijk recht

Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Geschillen leggen wij voor aan de bevoegde rechter in Nederland. Maar bel of mail ons eerst — vrijwel alles is met één gesprek opgelost.

14. Contact

Vragen over deze voorwaarden? Mail info@volzet.nl.

Bijlage: verwerkersovereenkomst

Deze bijlage is de verwerkersovereenkomst als bedoeld in artikel 28 van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Zij maakt deel uit van de voorwaarden hierboven en geldt zolang u Volzet gebruikt. Waar deze bijlage afwijkt van de voorwaarden, gaat deze bijlage voor.

A. Rollen

Voor de persoonsgegevens van uw gasten bent u de verwerkingsverantwoordelijke en is Volzet de verwerker. Wij verwerken die gegevens alleen in uw opdracht en voor de doelen die hieronder staan, en nooit voor eigen doeleinden. Wij verkopen ze niet en gebruiken ze niet voor reclame.

B. Onderwerp, doel en duur

Wij verwerken de gegevens om de reserveringsdienst te leveren: reserveringen aannemen en tonen, uw gasten erover mailen, uw agenda en tafelindeling bijhouden, en de dienst beveiligen en storingen oplossen. De verwerking duurt zolang de overeenkomst duurt, plus de tijd die nodig is om de gegevens volgens onderdeel I te verwijderen of terug te geven.

C. Welke gegevens en van wie

Betrokkenen zijn de gasten van uw restaurant. Het gaat om:

• naam, e-mailadres, telefoonnummer, het aantal personen, datum en tijd, en de opmerking die de gast zelf meestuurt;
• het IP-adres en het browsertype van de gast, uitsluitend bij een online reservering en uitsluitend om misbruik te kunnen onderzoeken. Deze twee zijn nergens in de software zichtbaar — ook niet voor u — en verdwijnen op hetzelfde moment als de naam;
• per verstuurd bericht het type, het tijdstip en of het is afgeleverd. In dat logboek staat geen e-mailadres.
• als u de module gezelschapssamenstelling gebruikt: het aantal personen per leeftijdsgroep die u zelf instelt — bijvoorbeeld volwassenen en kinderen. Gebruikt u die module niet, dan bestaat dit gegeven niet.

Wij vragen niet om en verwerken geen bijzondere categorieën persoonsgegevens. Zet u die toch in een vrij tekstveld, dan is dat uw keuze en uw verantwoordelijkheid.

D. Onze instructies

Wij verwerken de gegevens uitsluitend volgens uw instructies. Uw gebruik van de dienst — uw instellingen, uw bewaartermijn, wat u invoert — is die instructie. Verplicht de wet ons tot iets anders, dan laten wij dat vooraf weten, tenzij die wet dat verbiedt. Denken wij dat een instructie in strijd is met de AVG, dan zeggen wij dat.

Als verwerkingsverantwoordelijke bepaalt u het doel en de middelen van de verwerking, staat u in voor een geldige grondslag en voor de informatie aan uw gasten, en heeft u het recht ons instructies te geven en de naleving daarvan te controleren zoals in onderdeel J beschreven.

E. Vertrouwelijkheid

Iedereen bij ons die toegang heeft tot deze gegevens is tot geheimhouding verplicht, en krijgt alleen de toegang die nodig is om de dienst te leveren en storingen te verhelpen.

F. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, zoals artikel 32 AVG die vraagt. Concreet en controleerbaar:

• wij slaan de gegevens op binnen de Europese Unie; een deel van onze leveranciers kan gegevens daarbij ook buiten de EU verwerken — zie onderdeel G;
• naam, e-mailadres, telefoonnummer en opmerking slaan wij versleuteld op, met een aparte sleutel per restaurant. Om u in uw eigen reserveringen te laten zoeken bewaren wij daarnaast een technische afgeleide van de naam en het telefoonnummer van uw gast;
• de scheiding tussen restaurants is niet alleen in de software geregeld maar ook in de database zelf afgedwongen, zodat één fout in de code de scheiding niet kan opheffen;
• al het verkeer gaat versleuteld; wachtwoorden slaan wij nooit leesbaar op;
• wij maken back-ups en controleren of die terug te zetten zijn.

G. Subverwerkers

U geeft ons algemene toestemming om subverwerkers in te schakelen. Welke dat zijn en waarvoor precies, staat — steeds actueel — in ons privacybeleid; dat is de enige lijst, zodat er geen tweede kan verouderen. Met elke subverwerker maken wij schriftelijk afspraken die niet minder streng zijn dan deze bijlage, en wij blijven jegens u verantwoordelijk voor wat zij doen.

Voegen wij een subverwerker toe of vervangen wij er een, dan laten wij u dat vooraf weten. Heeft u daar een gegrond bezwaar tegen, laat het ons dan binnen 30 dagen weten; komen wij er samen niet uit, dan mag u de overeenkomst opzeggen zonder opzegvergoeding.

De gegevens van uw gasten worden binnen de Europese Unie opgeslagen. Een deel van onze leveranciers kan gegevens ook buiten de EU verwerken; wij delen met hen niet meer dan wat per leverancier in het privacybeleid staat. Doorgifte buiten de EER vindt alleen plaats in uw opdracht en onder de waarborgen die de AVG daarvoor voorschrijft. Neem contact met ons op voor informatie over de waarborgen die daarvoor gelden.

H. Rechten van gasten, en datalekken

Doet een gast bij u een beroep op zijn of haar rechten — inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar of overdraagbaarheid — dan helpen wij u daarbij, met de mogelijkheden die het dashboard biedt en waar nodig daarbuiten. Komt zo'n verzoek bij ons binnen, dan verwijzen wij de gast naar u en laten wij u weten dat er een verzoek is; wij handelen het niet zelf af.

Ontdekken wij een inbreuk in verband met persoonsgegevens, dan melden wij dat aan u zonder onredelijke vertraging nadat wij ervan op de hoogte zijn, met wat wij op dat moment weten: wat er gebeurd is, welke gegevens en welke groepen het raakt, wat de vermoedelijke gevolgen zijn en wat wij eraan doen. Melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens en, waar nodig, bij uw gasten doet u — dat is uw rol als verwerkingsverantwoordelijke; wij leveren u de informatie die u daarvoor nodig heeft.

Wij helpen u ook bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling en bij een voorafgaande raadpleging, voor zover dat op onze verwerking betrekking heeft.

I. Einde van de overeenkomst

Eindigt de overeenkomst, dan verwijderen wij de persoonsgegevens van uw gasten of geven wij ze aan u terug, naar uw keuze. Wat wij wettelijk moeten bewaren, blijft staan tot die termijn is verstreken; daarvoor blijft deze bijlage gelden. Ook tijdens de overeenkomst ruimen wij reserveringsgegevens automatisch op volgens de bewaartermijn die u zelf instelt — in drie stappen, zoals ons privacybeleid beschrijft.

J. Aantonen en controleren

Op uw verzoek geven wij u de informatie die nodig is om aan te tonen dat wij ons aan deze bijlage houden, en werken wij mee aan een audit door u of een door u aangewezen onafhankelijke auditor. Zo'n audit kondigt u redelijk op tijd aan; hij vindt tijdens kantooruren plaats, verstoort onze dienst niet en respecteert de vertrouwelijkheid van de gegevens van andere restaurants. De kosten zijn voor u, tenzij de audit een tekortkoming van ons aantoont.